Emitir facturas correctas es una obligación básica para cualquier autónomo. Una factura incorrecta o incompleta puede ser rechazada por tu cliente, generar problemas con Hacienda o invalidar una deducción.
Esta guía te explica qué debe incluir una factura en España y cómo hacer la tuya paso a paso.
Campos obligatorios de una factura en España
Según el Reglamento de Facturación español (RD 1619/2012), una factura completa debe contener los siguientes datos:
1. Número y serie de factura
Cada factura debe tener un número correlativo y sin saltos dentro de cada serie. No puedes tener la factura 1, la 3 y la 5 sin haber emitido la 2 y la 4.
Puedes usar series diferentes si tienes distintos tipos de operaciones. Lo habitual es empezar por la más simple: FAC-2024-001, FAC-2024-002, etc.
2. Fecha de expedición
La fecha en que emites la factura. En general, una factura debe emitirse en el momento en que se realiza la operación o antes del día 16 del mes siguiente.
3. Datos del emisor (tú)
- Nombre completo o razón social
- NIF (Número de Identificación Fiscal) o CIF
- Domicilio fiscal
4. Datos del destinatario (tu cliente)
- Nombre completo o razón social
- NIF o CIF (obligatorio si el destinatario es empresario o profesional)
- Domicilio
5. Descripción de la operación
Describe con claridad qué servicio o bien estás facturando. Tiene que ser suficientemente descriptivo para identificar la operación.
6. Base imponible
El importe neto del servicio o bien sin IVA. Si hay varios tipos de IVA, cada base imponible se indica por separado.
7. Tipo impositivo (%) y cuota de IVA
El porcentaje de IVA aplicado y el importe resultante. Los tipos vigentes en España son:
| Tipo | % | Ejemplos |
|---|---|---|
| General | 21% | Mayoría de servicios profesionales |
| Reducido | 10% | Alimentos, transporte, hostelería |
| Superreducido | 4% | Pan, leche, libros, medicamentos |
| Exento | 0% | Enseñanza reglada, servicios médicos |
8. Cuota total (importe a pagar)
El resultado de sumar la base imponible más la cuota de IVA: el importe que pagará tu cliente.
La retención de IRPF (cuándo aplica)
La retención de IRPF es un anticipo del Impuesto sobre la Renta que el cliente retiene cuando te paga. No aplica siempre:
- Sí aplica cuando facturas a empresas o a otros autónomos por servicios profesionales (actividades del artículo 95 del RIRPF).
- No aplica cuando el cliente es un particular o cuando la operación no está sujeta a retención.
El tipo general de retención es el 15%. Los nuevos autónomos profesionales que inician actividad pueden aplicar un tipo reducido del 7% durante el año de inicio y los dos siguientes (sujeto a condiciones).
Ejemplo de factura con IRPF:
Base imponible: 1.000,00 €
IVA (21%): 210,00 €
Retención IRPF (15%): −150,00 €
Total a cobrar: 1.060,00 €
La retención reduce el importe que cobras, pero no es un gasto: es un pago anticipado de tu declaración de IRPF.
Factura completa vs. factura simplificada
La factura simplificada (antiguamente llamada “ticket”) está permitida en operaciones con particulares y en determinados sectores (hostelería, comercio minorista…) por importes inferiores a 400€ (con IVA) o cuando el destinatario no es empresario ni solicita factura completa.
Para servicios profesionales entre empresarios o autónomos, siempre se debe emitir factura completa con todos los datos del destinatario.
Consejos prácticos
- Guarda copias de todas las facturas. Ya sea en papel o digital, debes conservarlas al menos 4 años (el período de prescripción tributaria general).
- Numera de forma correlativa y sin huecos. Si cancelas una factura, emite una factura rectificativa o una nota de abono; no la elimines sin más.
- Comprueba el NIF de tu cliente. Puedes verificarlo en el censo de la AEAT.
- Si emites muchas facturas, usa un software. Te ahorra tiempo y reduce errores. Algunos programas están homologados para la futura obligación de factura electrónica (VeriFactu).
Genera tu factura ahora
Puedes crear una factura con los campos más habituales directamente desde el navegador, sin registro:
→ Generador de factura gratuito →
¿Quieres comprobar que tu factura ya hecha tiene todos los campos? Usa el validador:
→ Validador de factura — Checklist de campos obligatorios →
¿Solo necesitas calcular el total (base + IVA − IRPF)?
→ Calculadora de total de factura →
Para facturas recurrentes y gestión fiscal completa, consulta nuestra comparativa de software de facturación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas en Word o Excel?
Sí, siempre que incluyan todos los campos obligatorios y lleves un número correlativo correcto. No obstante, si facturas con frecuencia, un software de facturación es más eficiente y reduce el riesgo de errores.
¿Qué pasa si me olvido de incluir algún campo?
Una factura con datos incorrectos o incompletos puede ser rechazada por el cliente para su deducción de IVA, o generar sanciones de la AEAT. Si detectas un error, emite una factura rectificativa.
¿Cuándo hay que emitir la factura?
Como regla general, en el momento en que se realiza la operación o, como máximo, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se efectuó.
¿El autónomo que emite la factura es siempre quien paga el IVA a Hacienda?
Sí. El IVA que cobras en tus facturas (IVA repercutido) debes ingresarlo a Hacienda trimestralmente a través del modelo 303. A ese importe le puedes restar el IVA que tú mismo has pagado en gastos de actividad (IVA soportado deducible).
¿Cuántos años debo guardar las facturas?
Al menos 4 años, que es el período general de prescripción de las obligaciones tributarias. En algunos casos (sociedades, gastos de amortización) puede ser más largo.